Vi har fået bevilliget penge

Når NORA har givet en bevilling, modtager projektlederen en bevillingsskrivelse. Projektlederen skal være opmærksom på, at der snarest muligt skal følges op på de betingelser eller opfordringer, som kan være knyttet til bevillingen. Projektlederen skal desuden sikre, at der snarest muligt indgås forvaltningskontrakt mellem projektlederen og NORA. I forbindelse med projektets opstart skal projektlederen herudover udfylde en elektronisk statusrapport, som vil blive benyttet i forbindelse med den løbende indrapportering om projektet.

Bevillingsskrivelse

NORA sender en bevillingsskrivelse, hvor det bevilgede beløb er oplyst. I mange tilfælde vil der være knyttet en betingelse eller en opfordring til bevillingen. Hvis der er tale om en betingelse, vil projektet ikke kunne opstartes, hvis betingelsen ikke kan opfyldes. Dette kunne f.eks. være krav om at inddrage en eller flere nye projektpartnere, for således at styrke projektet. Hvis der er tale om en opfordring, vil projektet kunne påbegyndes, når hovedpartneren skriftligt har redegjort for, hvad der er gjort for at opfylde opfordringen. Når projektpartnerne har fulgt op på eventuelle betingelser eller opfordringer, kan der indgås forvaltningskontrakt.

NORA gjør oppmerksom på standardbetingelsene for NORAs prosjektkontrakter, som kan lastes ned her.

Forvaltningskontrakt og de minimis-erklæring

Feltet med data om projektet udfyldes, før dokumentet udskrives i to eksemplarer, underskrives og sendes til NORAs hovedsekretariat. Forvaltningskontrakten skal underskrives af projektlederen og den økonomisk forvaltningsansvarlige (hvis denne er forskellig fra projektlederen) på vegne af hovedpartner. NORA vil herefter underskrive kontrakten og returnere det ene eksemplar til hovedpartneren. Først når forvaltningskontrakten er indgået, kan projektet startes op. Denne kontrakt er også en forudsætning for, at NORA kan udbetale de første projektmidler.

Dersom prosjektet har partnere fra Norge og/eller Island, skal prosjektleder også sørge for å fylle ut og sende inn en de minimis-erklæring. Denne kan lastes ned blant de andre formularene og sendes inn sammen med forvaltningskontrakten. Partnere fra Grønland og Færøyene behøver ikke fylle ut dette. Prosjektleder skal koordinere slik at det er fylt ut én erklæring for hver partner fra Norge og Island. 

Statusrapport

Denne blanket er et vigtigt værktøj i den løbende indrapportering om projektets fremdrift. Ved projektstart udfyldes de relevante felter om hovedpartner, øvrige projektpartnere, forventede resultater og effekter mv. Under ’projektets fremdrift’ opstilles tre milepæle, som afspejler de væsentligste aktiviteter i projektet. Ud for hver af de tre milepæle angives det forventede tidspunkt for gennemførelsen. Milepælene skal have form af konkrete, målbare resultater. Under ’økonomi’ bør hovedpartneren i den første statusrapport oplyse status for medfinansiering, der fremstod som ubekræftet i ansøgningen. Det bør desuden oplyses, hvornår partnerne planlægger at indsende rekvisitioner om udbetaling af projektmidler. Andre felter i statusrapporten vil først være relevante senere i projektforløbet, når en opdateret udgave skal indsendes. Statusrapporten vil således i løbet af projektgennemførelsen opdateres løbende, f.eks. i forbindelse med rekvisition af projektmidler.

Rekvisition

Når forvaltningskontrakten er indgået og den første statusrapport er indsendt, kan projektlederen indsende rekvisition om udbetaling af første rate i forbindelse med projektets opstart. Størrelsen på den første udbetaling skal afspejle aktiviteterne i projektbeskrivelsen, men vil typisk udgøre ca. halvdelen af bevillingen. NORA anbefaler, at der højst indsendes to rekvisitioner pr. år. Ved projektafslutningen tilbageholder NORA typisk ca. 20-30 procent af bevillingen, indtil godkendt regnskab og slutrapport er indsendt. Ved indsendelse af rekvisition skal der altid vedlægges en opdateret statusrapport.