Vi er i gang med projektet

Så snart forvaltningskontrakt er indgået og den første statusrapport er indsendt, kan projektaktiviteterne gå i gang. Projektlederen, som har ansvaret for, at projektet forløber i overensstemmelse med den godkendte projektplan, skal blandt andet sikre:

• at den overordnede målsætning opfyldes
• at de forventede resultater og effekter bliver opnået
• at den opstillede tidsplan overholdes
• at alle projektpartnere inddrages i gennemførelsen
• at projektets økonomi efterlever alle regnskabsmæssige krav

Projektlederen har herudover ansvaret for, at NORA løbende holdes orienteret om projektets fremdrift og eventuelle vanskeligheder i projektgennemførelsen.

Erfaringen viser, at det i løbet af et projektforløb ganske ofte viser sig nødvendigt at justere de oprindelige projektplaner. Det har NORA forståelse for. I disse tilfælde er det imidlertid af afgørende vigtighed, at alle væsentlige ændringer forelægges for NORAs hovedsekretariat til godkendelse. Der kan f.eks. være tale om forlængelse af projektperioden, udskiftning af projektdeltagere eller justeringer i dele af projektbeskrivelsen.

Statusrapport og rekvisition er to blanketter, som løbende skal anvendes i forbindelse med projektgennemførelsen.

Statusrapporten

Denne blanket udgør et vigtigt værktøj i den løbende indrapportering om projektets fremdrift. Statusrapporten, der første gang udfyldes i forbindelse med indgåelse af forvaltningskontrakt (se under ’Vi har fået bevilliget penge’), skal løbende ajourføres for at holde NORA orienteret om projektets fremdrift. Sammen med statusrapporten bør der vedlægges bilag, som nærmere orienterer om projektets aktiviteter. En opdateret statusrapport skal altid indsendes sammen med rekvisitionen, når projektet anmoder om at få udbetalt projektmidler. NORA kan desuden udbede sig en ajourført statusrapport på ethvert tidspunkt i projektforløbet.

Rekvisition

Når forvaltningskontrakten er indgået og den første statusrapport er indsendt, kan projektlederen indsende den første rekvisition om udbetaling af projektmidler. Størrelsen på den første udbetaling skal afspejle aktiviteterne i projektbeskrivelsen, men vil typisk udgøre ca. halvdelen af bevillingen. Af administrative årsager ser NORA helst, at der højst indsendes to rekvisitioner pr. år. Ved projektafslutningen tilbageholder NORA typisk ca. 20-30 procent af bevillingen, indtil godkendt regnskab og slutrapport er indsendt. Ved indsendelse af rekvisition skal der altid vedlægges en opdateret statusrapport.